Na estrutura organizacional do Grupo de Oração Quem Ama Sorri, o setor administrativo tem a incumbência de realizar as tarefas e os controles administrativos, dentre os quais é possível enumerar: as rotinas de Secretaria; as rotinas de Tesouraria; as rotinas de controle de adimplência dos colaboradores QAS+; as rotinas de arquivo e as rotinas de registro.

A Secretária do Quem Ama Sorri atua como representante pessoal, responsável pela transmissão cuidadosa de informações ao Coordenador e pela execução correta das comunicações e instruções entre as equipes.

Tendo em vista a quantidade de equipes, as coordenações e os membros que colaboram com a missão, bem como todas as atividades do grupo, torna-se indispensável o desembaraço nas relações pessoais e no exercício do trabalho.

A secretaria é uma parte vital nesse contexto, visto que ela é, entre outras coisas, um instrumento de mediação, de forma a tornar mais fácil a cooperação entre as pessoas.

A Secretária desempenha um papel importante, e de sua eficiência em muito depende o bom desempenho da estrutura administrativa do QAS+. Entre outras, são de sua responsabilidade as seguintes funções:

• Buscar todas as informações necessárias ao desempenho de suas funções junto ao Coordenador;
• Manter informados os Coordenadores de equipes, o Diretor Espiritual e os membros;
• Manter atualizado o cadastro de membros do QAS+;
• Manter atualizados os relatórios de freqüência e disponibilidade;
• Agenda QAS+ (calendário e reuniões);
• Controle de ofícios, atas de reunião.